Nhìn vào những cuộc họp triền miên nhiều giờ và các thành viên không tập trung có thể biết được Cty có quản trị hiệu quả hay không.

Tối ưu nhất là không có cuộc họp nào cả, nhưng điều này dường như là không tưởng. Vậy làm thế nào để tổ chức họp – báo cáo hiệu quả nhất?

1. Cty hay nhóm cần có giá trị cốt lõi, mục tiêu thật tập trung

Khi chúng ta không có mục tiêu hướng đến và giá trị theo đuổi, thì chúng ta dường như chỉ theo đuổi các công việc sự vụ không đáp ứng mục tiêu dài hạn.

Hãy đề ra các giá trị cốt lõi mà bạn đặt cho team hay công ty của mình. Nhân viên sẽ đi theo để hành động, kể cả trong cuộc họp.

Tương tự, mục tiêu cần rõ ràng và cụ thể, sau đó phổ biến nhanh và có tính gắn kết. Hãy nghiên cứu và ứng dụng OKRs vào team để quản lý mục tiêu tốt nhất. Xem thêm cách đặt mục tiêu theo OKRs.

2. Thực hành Agile thành thạo như một văn hóa

Agile là gì? Tôi sửa lại chút cho tương đồng với tất cả công việc ngoài sản xuất phầm mềm.

Agile là một phương pháp làm việc linh hoạt, là một hướng tiếp cận cụ thể cho việc quản lý dự án. Nó gồm một quá trình làm việc tương tác và tích hợp để có thể đưa sản phẩm đến tay người dùng càng nhanh càng tốt.

Tuyên ngôn của Agile

  • Individuals and interactions over processes and tools: Cá nhân và sự tương tác hơn là quy trình và công cụ
  • Working software over comprehensive documentation: Phần mềm chạy tốt hơn là tài liệu đầy đủ
  • Customer collaboration over contract negotiation: Cộng tác với khách hàng hơn là đàm phán hợp đồng
  • Responding to change over following a plan: Phản hồi với sự thay đổi hơn là bám theo kế hoạch

Khi làm việc theo Agile thì rất linh hoạt và có tính gắn kết, vì đó mà sẽ không cần tổ chức cuộc họp để bàn cách nữa. Chính lúc làm việc là lúc mà thành viên làm việc trực tiếp với nhau để triển khai linh hoạt.

Agile là phương pháp rất tập trung, nó gắn liền với giá trị cốt lõi – mục tiêu của team. Đây chính là yếu tố quan trọng nhất, Agile và điều quan trọng nhất.

3. Cấu trúc cuộc họp theo đầu việc và thời gian giới hạn

Cuộc họp trong đó có báo cáo thường chỉ nên 10-15 phút là cùng. Nếu nhiều hơn thì nó sa lầy cào các phần chất vấn hoặc là educate, các phần thừa này hãy chuyển qua phần brain storm hoặc education riêng đúng tiêu chuẩn hơn.

Nếu nhân viên báo cáo và bạn cứ đi educate thì sẽ mất thời gian, hãy sắp xếp công việc đâu ra đó thì nó sẽ chạy ổn thỏa.

Cấu trúc báo cáo-họp gồm:

  • Những gì họ đã làm được ngày hôm qua
  • Những gì họ cần làm ngày hôm nay
  • Những khó khăn mà họ gặp phải

Đơn giản chỉ vậy thôi, và có vướng mắc/cần educate thì hãy chuyển vào chương trình khác.

4. Sử dụng đúng chức năng của công cụ để đẩy tốc độ

Trong thời đại này, tốc độ là điều cần lưu ý nhất. Nếu sử dụng công cụ báo cáo-họp nhanh thì bạn sẽ cạnh tranh tốt hơn đối thủ.

  • Email: Thông thường email để trao đổi và chốt những vấn đề nền, quan trọng như: hợp đồng, thanh toán, …, và được xác nhận bởi các bên liên quan như cấp trên, kế toán, …
  • Trello hoặc Google Sheet: Thường để lên kế hoach, agile việc và quản lý tiến độ công việc, cũng là nơi để order công việc luôn.
  • Zalo, Messenger, Skype, Slack: Đây là các vùng chat trao đổi mô tả công việc và hỏi han đẩy việc. Các ứng dụng này thông thường dùng real-time.
  • Google drive: Là vùng lưu trữ media như ảnh, video của team. Và là nơi lưu trữ sản phẩm bàn giao lúc xong.

Liên tục tương tác báo cáo họp thật nhanh theo cấu trúc dưới theo realtime, đừng chần chừ và hoàn hảo

  • Đã làm được gì
  • Cần làm gì nữa
  • Những khó khăn mà họ gặp phải

Ví dụ: Nhân viên Minh: Em báo cáo nhanh đầu ngày

  • Đã tiêu hết 10 triệu ngày hôm qua, được 1000 lead
  • Cần vít thêm 10 triệu ngày hôm nay vì ads đang ngon
  • Những khó khăn mà họ gặp phải: Cần hỗ trợ content chất

Báo cáo này gửi nhanh qua ứng dụng nhắn tin hoặc mail, thật nhanh và liên tục như một đội bóng đang chơi vậy, đừng nghỉ ngơi rồi ngồi viết cụ thể làm gì.

Cuối tuần hoặc tháng chúng ta tổng kết tổng quan là được. Chỉ cần bám việc, bám báo cáo và linh hoạt họp như vậy là được.

5. Cần một huấn luyện viên / Planner vận hành

Tốt nhất là Team Lead làm planner hoặc coach để điều phối công việc, biến công việc liên tục được triển khai không ngắt quãng.

Người này sẽ làm việc theo phong cách cụ thể như mục 1-4 để thành viên noi theo và dần hình thành văn hóa làm việc năng động tốc độ cao.

Người này cần có khả năng lãnh đạo tạo động lực cao, điều chỉnh cuộc họp nhanh chóng theo hướng tinh gọn.

Tổng kết: Cách tốt nhất để họp hành báo cáo không làm mất thời gian của team và hiệu quả thì cần rõ ràng về mục tiêu cốt lõi, cần phương pháp làm việc đúng đắn và nhân sự có văn hóa làm việc đi theo.

Hi vọng giải quyết được cho các bạn vấn đề đau đầu mà công ty nào cũng gặp phải.